Gefeliciteerd met jullie verloving! De periode tussen ja-zeggen en trouwdag is een van de mooiste, maar ook een van de meest intensieve tijden. Plannen, keuzes maken en taken afvinken, het kan soms overweldigend zijn. Daarom heb ik deze praktische checklist voor jullie huwelijk opgesteld. Je werkt van verloving tot grote dag met een duidelijk overzicht van wat wanneer moet gebeuren.
Of jullie nu 12 maanden de tijd hebben, 9 maanden of slechts een half jaar, deze gids helpt je om alles geregeld te krijgen zonder stress en paniek.
18-12 maanden voor jullie trouwdag
Het plannen van een huwelijk begint met de grote lijnen. Neem eerst even de tijd om samen te bespreken wat jullie visie is voor de dag, jullie budget en de datum. Dit is de fase waarin jullie dienen te fantaseren hoe jullie sprookjeshuwelijk eruitziet. Maak gerust beide een Pinterest-moodboard en vergelijk deze, zo wordt je niet beïnvloed met wat de ander mooi vindt.
1. Kies de datum en maak een budget
Start met het vastleggen van jullie trouwdatum én het bepalen van een realistisch budget. Door het budget eerst samen helder te krijgen, sturen jullie meteen de rest van de planning. Denk hierbij ook na over wie wat betaalt en hoeveel ruimte jullie hebben voor leveranciers, feest, decoratie, etc. Een budget voor je huwelijk vastleggen kan eenvoudig in een google spreadsheet. Zoals alle mogelijke leveranciers op, in volgorde van prioriteit voor jullie, zo zie je meteen dat jouw budget meer naar de leveranciers kan gaan dat jullie het belangrijkste vinden. Zijn herinneringen belangrijk, investeer dan zowel in fotograaf als videograaf. Zijn jullie beiden bourgondiërs? Dan kiezen jullie eerder voor een catering, buffet of seated dinner dat perfect bij jullie past. En ga zo maar door. Bespreek samen met z’n twee wat jullie belangrijk vinden vooraleer jullie budgetten plakken op leveranciers. Daarna zal het makkelijker zijn en natuurlijker aanvoelen om aan elke leverancier een budget te geven.
2. Stel de gastenlijst op
Maak een eerste versie van jullie gastenlijst. Wie je wilt als getuige. En wie willen jullie absoluut uitnodigen en wat betekent dat voor de capaciteit voor de trouwlocatie? Dit geeft meteen richting aan jullie budget en uitnodigingen later. Wil je kleinschalig trouwen dan is 30-50 personen voldoende en kan je ook kijken naar een kleine locatie. Wil je iedereen die je graag hebt erbij, familie, vrienden, partners, kennissen,… dan kom je al snel bij 100-200 personen. Hou er rekening mee dat hierdoor jouw budget veel hoger dient te zijn, doordat de locatie en catering veel duurder zal uitkomen.
3. Budgetoverzicht schatting:
- Klein huwelijk +/- € 10.000
50 gasten: Vaak intiemer, focus op kwaliteit boven kwantiteit. Locatie, catering, fotograaf, videograaf zijn de grootste posten. - Middelgroot huwelijk € 15.000 – € 25.000
80-120 gasten (50 gasten op ceremonie). Het gemiddelde Vlaamse huwelijk. Een budget rond de € 25.000 is het meest realistisch voor een volledige dag met professionele foto/videograaf, diner en avondfeest. - Groot huwelijk + € 35.000
150-200+ gasten. Grotere feestzalen, uitgebreidere catering, vaak professionele weddingplanners. De kosten lopen snel op door het hogere aantal genodigden.
4. Zoek en boek belangrijke leveranciers
Bezoek trouwlocaties, vergelijk offertes en leg vroeg jullie belangrijkste leveranciers vast:
- Weddingplanner
- Locatie voor ceremonie en feest
- Fotograaf en videograaf (Jurography 😀)
- Catering
- Muziek (dj en/of band)
- Ceremoniespreker
- Grafisch vormgever
Door deze top-prioriteiten vroeg vast te leggen, voorkom je dat jullie favoriete leveranciers al volgeboekt zijn. Ik kan er zelf over meespreken dat koppels die mij boeken als fotograaf of videograaf steeds 12-18 maanden op voorhand het eerste contact hebben gelegd. Neem per leverancier steeds contact op met jouw top 3 en boek bij hen een kennismakingsgesprek in. Daarna kun je na het gesprek en de offerte een doordachte keuze maken wie je wilt boeken.
5. Datum gekozen? Verstuur save-the-dates
Wil je dat gasten hun reis en vrije dagen ruim van tevoren kunnen plannen? Stuur dan save-the-dates best 12-6 maanden voor jullie trouwdag. Zeker bij buitenlandse gasten is dit een echte aanrader. Aangezien rond deze periode de datum, locatie, foto/videograaf zijn vastgelegd, kan je jouw gasten op de hoogte brengen om de datum te blokkeren. Het is ook goed om nu samen met een grafisch ontwerper samen te zitten om de branding van jullie huwelijk vorm te geven. Dit start met de save-the-date, en uitnodigingen maar kan ook een huwelijkswebsite zijn met mogelijkheid tot RSVP voor gasten. Mijn aanrader hiervoor is Lissa van Wij Zijn Verliefd. Zij heeft toevallig ook mijn eigen website gemaakt en écht een uitstekende keuze voor het grafisch ontwerp van jullie huwelijk.
Wat ook kan is om te kiezen voor een save-the-date video. Zo bespaar je drukkosten en kan je dit perfect combineren met een huwelijkswebsite die je digitaal per mail, whatsapp,… kan versturen naar jouw gasten.
9 – 6 maanden voor jullie trouwdag
Zodra de grote lijnen staan, kun je werken aan de volgende onderdelen. Dit zal het huwelijk nog meer body en vorm geven. Bekijk hoeveel van jullie budget nog over is en wat er zeker nog moet worden geregeld.
1. Trouwjurk en ‘de suite’
Begin met het passen en bestellen van trouwjurken, pakken en outfits voor bruidsmeisjes en getuigen. Levering en eventuele aanpassingen kosten vaak tijd, dus vroeg starten voorkomt stress. Meestal is de finale fitting tot 4 weken voor het huwelijk om er zeker van te zijn dat het trouwkleed goed past.
2. Boek overige leveranciers
Nadat de kern is vastgelegd, kun je verdere leveranciers vastleggen, zoals: kostuum, ringen, MUA(H), bloemist, bruidstaart, vervoer, entertainment. Een goed plan betekent dat je niet voor verrassingen komt te staan.
Partners huwelijksleveranciers
Ik heb op mijn website mijn favoriete huwelijksleveranciers opgesomd. Neem zeker een kijkje wie ik zou aanraden!
3 – 2 maanden voor jullie trouwdag
Nu wordt het concreter. Denk aan details en bevestiging via uitnodigingen en van de concrete planning/draaiboek uitwerken.
1. Verstuur uitnodigingen
Stuur de officiële trouwkaarten rond de 2-3 maanden voor jullie dag. Zo hebben gasten voldoende tijd om te reageren en hun plannen te maken. Je kan ook met jouw grafisch vormgever ook het ontwerp van welkomstbord, menukaart,… bespreken en laten uitwerken.
2. Start belangrijke voorbereidingen
Dit is ook het moment om je geloften te schrijven en een draaiboek te maken van de dag zelf. Controleer elk detail goed, zodat er niets vergeten wordt. Sport nog even enkele maanden, maar ook niet te veel zodat je trouwkleed of pak niet te groot uitvalt. Anders moet je het weer laten herzien.
1 maand voor jullie trouwdag
In de laatste maand draait alles om bevestiging en afronding.
1. Bevestig alle leveranciers
Neem contact op met cateraar, muziek, fotograaf, videograaf en locatie om alle details en tijden nog eens door te spreken. Dit zorgt voor rust en duidelijkheid. Ik noem dit de detailgesprekken. Bij een weddingplanner, foto en videograaf gaat dit over heel de huwelijksdag. Voor een locatie is enkel ceremonie, catering en avondfeest van belang. Plan video calls in of real life bezoeken om zo helemaal zeker te zijn dat alles in orde is.
2. Maak het draaiboek af
Werk het volledige draaiboek van de dag uit tot op een uur of minuut niveau als je wil. Denk aan tijden van ceremonie, fotosessies, speeches en dansmomenten. Zo weet iedereen precies wat er gebeurt. Dit overloop je meestal ook samen met fotograaf en videograaf zodat zij weten waar en op welk moment op de perfecte plaats te staan.
1 week tot de trouwdag
De grote dag komt eraan! Deze week draait het om de laatste checks maar vooral dat jullie ook tijd maken voor ontspanning. Pak een koffer in als je op locatie of in een B&B blijft slapen. Leg enkele belangrijke zaken samen zoals trouwringen, geloften-boekjes (niet spieken!) en noodkit klaar zodat dit in de ochtend niet meer moet samengesteld worden. Loop jullie trouwschoenen in en bevestig het draaiboek met planner en helpers van familie en getuigen. Ook een moment van rust en zelfzorg hoort hier bij: neem tijd om te genieten van het moment, een massage avondje bijvoorbeeld!
De dag zelf
Dit is jullie moment. Alles wat gepland, geregeld en bevestigd is, komt nu samen. Zorg dat je geniet van elk moment, van de zenuwen ’s ochtends tot de laatste dans op de avond. Je zal merken dat de huwelijksdag voorbij vliegt! Vergeet bijvoorbeeld tijdens de fotoshoot geen flesje water en voorzie ook iets om te lunchen voor jullie en de foto- en videograaf.
Praktische tips voor trouwplanning
1. Maak een gedeelde checklist
In Excel, Google Sheets of een tool die sommige Wedding Planners aanbieden voor live samenwerking met je partner en helpers. Zo heeft Annick van Pure Weddings een eigen tool ‘Plan2Wed’
2. Start op tijd
Liever vroeg beginnen met belangrijke taken dan in de laatste maanden stressen. Bijvoorbeeld in de ochtend zal de MUAH zeker 2 of meer uur reken voor haar en make up.
3. Print je to-do’s af
Print je draaiboek af en zorg dat je de TO-DO’s tijdens de dag zelf kan afvinken wat gedaan is.
Besluit
Het plannen van een huwelijk hoeft geen chaos te zijn. Met een goede huwelijkschecklist die gestructureerd is per periode (12, 9, 6, 3, 1 maanden en de week zelf), hou je overzicht en kun je genieten van het hele proces. Of jullie nu een groot feest of een intieme ceremonie plannen voor familie, deze checklist helpt je stap-voor-stap om niets te vergeten en maakt het makkelijk een eigen draaiboek te maken van jullie huwelijk.
Veelgestelde vragen over jou trouwfeest plannen
Wat moet je allemaal regelen voor een trouwfeest?
Je moet onder andere locatie, catering, muziek, fotograaf en videograaf, trouwjurk en pak, uitnodigingen, menu's, gastenlijst en draaiboek regelen. Kies vooral wat jullie belangrijk vinden en binnen welk budget dit mogelijk kan zijn.
Hoe lang heb je nodig om een bruiloft te plannen?
Gemiddeld plannen koppels hun bruiloft 12-18 maanden vooraf, maar het kan ook binnen 6 maanden als je gestructureerd werkt. Al heb je dan minder keuze tussen leveranciers zoals locatie, fotograaf,...
Wanneer moet je save-the-dates versturen?
Stuur save-the-dates ongeveer 8-12 maanden voor jullie trouwdag, zeker als er reisplannen of buitenlandse gasten zijn.
Wat hoort in een draaiboek voor de trouwdag?
Een draaiboek bevat tijden, locaties en taken, van ceremonie en fotoshoot tot speeches, diner en feest.
Hoe begin je met een huwelijksbudget?
Start met een overzicht van wat jullie kunnen uitgeven en wat prioriteiten zijn. Reserveer budget voor locatie, catering, foto/video en belangrijke leveranciers eerst. Bekijk erna hoeveel er nog overschiet voor aankleding en extra’s.
